Gestión de proveedores: 5 aspectos clave a tener en cuenta

Gestión de proveedores: 5 aspectos clave a tener en cuenta

• agosto 16, 2024
• by:Gabriel Zapico

La gestión de proveedores es un elemento crucial para cualquier empresa que busca optimizar sus operaciones y asegurar la calidad y puntualidad en el suministro de productos y servicios. A continuación, desglosamos los aspectos clave. 

Antes de nada, ¿qué son los proveedores? 

Los proveedores son entidades o personas que suministran bienes y servicios a una empresa. Estos pueden incluir materias primas, componentes, productos terminados o servicios necesarios para el funcionamiento de la empresa. Los proveedores son esenciales en la cadena de suministro, y su desempeño puede influir directamente en la calidad de los productos finales, la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente. 

¿Qué es la gestión de proveedores? 

Es el proceso de supervisión y control de todas las actividades relacionadas con los proveedores de una empresa. Esto incluye la selección de proveedores, la negociación de contratos, la evaluación del rendimiento, la resolución de problemas y la creación de relaciones estratégicas.  

Principales objetivos de la gestión de proveedores  

La gestión de proveedores, o vendor management, es crucial para asegurar que una empresa obtenga el máximo valor de sus relaciones con los proveedores. Los principales objetivos incluyen: 

• Optimización de costes. 

• Calidad consistente 

• Eficiencia operativa 

• Mitigación de riesgos 

• Innovación y mejora continua 

Aspectos a tener en cuenta para una correcta gestión  

Una gestión efectiva de proveedores garantiza que la empresa reciba productos y servicios de alta calidad a precios competitivos y en el momento adecuado. 

1 – Gestión de compras y proveedores 

La gestión de compras es una parte integral. Involucra la adquisición de bienes y servicios necesarios para las operaciones de la empresa. Aquí hay algunos aspectos clave: 

• Selección de proveedores: Es fundamental elegir proveedores que ofrezcan la mejor combinación de calidad, precio y servicio. Esto puede implicar la realización de licitaciones, evaluaciones de proveedores y negociaciones de contratos. 

• Negociación de contratos: Las negociaciones efectivas aseguran que ambas partes entiendan y acuerden los términos de la colaboración. Los contratos deben ser claros y detallados, cubriendo aspectos como precios, plazos de entrega, estándares de calidad y condiciones de pago. 

• Evaluación y monitoreo: La evaluación continua del desempeño de los proveedores es crucial. Esto puede incluir el seguimiento de entregas, la calidad de los productos y la puntualidad. Utilizar indicadores clave de rendimiento (KPI) puede ayudar a identificar áreas de mejora. 

• Relaciones estratégicas: Desarrollar relaciones sólidas y estratégicas con proveedores clave puede llevar a beneficios a largo plazo, como precios preferenciales, acceso a nuevas tecnologías y mejoras en la cadena de suministro. 

2 – Gestión de facturas de proveedores 

Implica el proceso de recepción, verificación y pago de facturas. Aquí hay algunos puntos importantes: 

• Recepción y registro: Las facturas deben ser recibidas y registradas de manera eficiente. Esto incluye la verificación de la exactitud de la información y la correspondencia con las órdenes de compra y los recibos de bienes. 

• Aprobación y conciliación: Las facturas deben ser aprobadas antes del pago. Esto puede incluir la verificación de cantidades, precios y condiciones de pago acordadas en el contrato. 

• Automatización del proceso: La implementación de sistemas de gestión y facturación electrónica puede mejorar significativamente la eficiencia y reducir errores. Estos sistemas pueden automatizar el registro, la conciliación y la aprobación de facturas. 

• Control de pagos: Es crucial gestionar el flujo de caja y asegurarse de que los pagos se realicen según los términos acordados. Esto puede implicar la programación de pagos para aprovechar descuentos por pronto pago o evitar cargos por pagos tardíos. 

3 – Control de la cuenta contable de proveedores 

La cuenta contable de proveedores es una cuenta del pasivo en la que se registran las obligaciones pendientes de pago que tiene una empresa con sus proveedores de bienes y servicios. Características: 

Características de la cuenta contable de proveedores: 

• Naturaleza del pasivo: Como parte del pasivo corriente, la cuenta de proveedores representa deudas a corto plazo que la empresa debe liquidar normalmente dentro del año fiscal. 

• Registro de facturas: Cada vez que la empresa recibe una factura de un proveedor, el importe de dicha factura se registra en la cuenta de proveedores. Esto se hace a través de un asiento contable que acredita (aumenta) la cuenta de proveedores y debita (disminuye) la cuenta correspondiente al gasto o activo adquirido. 

• Pagos a proveedores: Cuando la empresa efectúa el pago a un proveedor, el importe correspondiente se carga (reduce) en la cuenta de proveedores. El asiento contable implicará debitar la cuenta de proveedores y acreditar la cuenta de caja o bancos, dependiendo del medio de pago utilizado. 

4 – Procesos de vendor management 

El proceso de implica varios pasos clave para asegurar que los objetivos mencionados se cumplan. Estos procesos incluyen: 

• Selección y evaluación de proveedores: Investigación, licitación y propuestas. 

• Negociación de Contratos: Términos y condiciones y Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). 

• Monitoreo y evaluación continua: KPIs, métricas y revisiones periódicas. 

• Gestión de relaciones: Comunicación y colaboración estratégica. 

• Gestión de riesgos y cumplimiento: Evaluación de riesgos y cumplimiento normativo. 

5 – Herramientas de gestión de proveedores 

Estas herramientas son esenciales para automatizar y optimizar los procesos de vendor management. Algunas de las herramientas más utilizadas incluyen: 

1. Software de Gestión de Proveedores (VMS): Estas plataformas permiten centralizar la información de los proveedores, automatizar el proceso de adquisición, realizar evaluaciones de rendimiento y gestionar contratos.  

2. Sistemas de Gestión de Relación con Proveedores (SRM): Estas herramientas ayudan a gestionar las relaciones con los proveedores, facilitando la comunicación, la colaboración y la resolución de problemas. Pueden integrarse con otros sistemas empresariales para una gestión más eficiente. 

3. Plataformas de E-Procurement: Estas plataformas permiten realizar compras en línea de manera más eficiente, desde la solicitud de propuestas hasta la emisión de órdenes de compra.  

4. Dashboards y KPIs: Herramientas de visualización de datos que permiten monitorear en tiempo real los indicadores clave de rendimiento de los proveedores, facilitando la toma de decisiones informada. 

Conclusión 

En resumen, la gestión de proveedores es un componente vital de la cadena de suministro de cualquier empresa. Implementar procesos y herramientas eficaces de vendor management permite optimizar costos, asegurar la calidad, mejorar la eficiencia operativa y fomentar la innovación continua.